Die Plattform für nachhaltiges Management in Gastronomie, Catering und Gemeinschaftsverpflegung: Matilda Foodtech

Unser langjähriges Fördermitglied, die Matilda FoodTech Germany GmbH (ehemals Herrlich & Ramuschkat), stellt sich im folgenden Gastbeitrag vor.

In der Gemeinschaftsverpflegung sehen sich Betriebe mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert:

Ein zentrales Problem stellt der Umgang mit fehlenden oder fehlerhaften Daten dar. Durch Fachkräftemangel und hohe Fluktuation ist eine kontinuierliche Pflege der Artikeldaten schwierig und die Datenqualität oft unzureichend. Informationen werden in verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen manuell gepflegt, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig ist. Ohne aktuelle Preisangaben oder LMIV-konforme Produktdaten fehlt die Grundlage für eine verlässliche Planung und einen wirtschaftlichen Einkauf – wichtige Fragen, wie etwa zur Budgettreue, lassen sich so kaum beantworten.

Ein weiteres gravierendes Hindernis von Betrieben mit mehreren Standorten, ist das Fehlen einheitlicher Standards und Prozesse. Einzelne Betriebe agieren isoliert: Sie bestellen bei unterschiedlichen Lieferanten, nutzen individuelle Rezepturen und erstellen eigene Menüpläne. Ein zentral gesteuertes Einkaufsverhalten oder abgestimmte Produktionsprozesse über mehrere Standorte hinweg existieren oft nicht. Hinzu kommt der hohe Aufwand für Preisvergleiche und die Ermittlung optimaler Bestellzeitpunkte, was durch manuelle, wenig transparente Prozesse bei Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung zusätzlich erschwert wird.

Auch auf strategischer Ebene fehlt es häufig an belastbaren Entscheidungsgrundlagen. Ohne konsolidierte Daten lässt sich weder das Einkaufsverhalten auswerten noch die Qualität oder Zuverlässigkeit von Lieferanten beurteilen. Damit wird es schwierig, Ausschreibungen fundiert vorzubereiten oder Lieferverhandlungen zielgerichtet zu führen.

Nicht zuletzt verursacht der technische Betrieb herkömmlicher IT-Infrastrukturen hohe Kosten. Eigene Server, Softwarelizenzen und die notwendige IT-Betreuung binden Ressourcen und erzeugen unnötigen Aufwand – insbesondere in einem Umfeld, das zunehmend auf digitale und flexible Lösungen angewiesen ist.

Matilda FoodTech adressiert all diese Schwachstellen mit einem durchdachten, praxisnahen Lösungsportfolio – damit Betriebe der Gemeinschaftsverpflegung effizient, sicher und zukunftsfähig arbeiten können.

Bild: Matilda FoodTech

Ein zentraler Bestandteil ist das Matilda Artikeldatenmanagement. Hier übernimmt Matilda die vollständige Verwaltung Deines Artikelstamms – von der Erstanlage über regelmäßige Aktualisierungen bis hin zur Qualitätssicherung. Alle Daten werden in nur einem System gepflegt und lassen sich automatisiert an weitere Anwendungen wie beispielsweise Bestell-, Signage-, oder Kassensysteme übergeben.

In der Menü- und Sortimentsplanung behältst Du Dein Budget jederzeit im Blick – sowohl auf Rezeptur- als auch auf Menüplanebene. Preisänderungen werden frühzeitig durch Warnhinweise kenntlich gemacht, sodass Du schnell reagieren kannst. Gleichzeitig ermöglicht Dir die zentrale Pflege von Lieferanten, Artikeln, Preisen, Rezepturen, Speiseplänen und Benutzerrechten die standardisierte Steuerung komplexer Betriebsstrukturen – unabhängig davon, wie viele Standorte oder individuelle Anforderungen Du abbilden musst.

Auch das Einkaufsmanagement wird durch Matilda grundlegend vereinfacht. Das System erstellt Bestellvorschläge auf Basis des besten Preises und der optimalen Gebindegröße – unter Berücksichtigung von Bestellvorläufen und Liefertagen über mehrere Lieferanten hinweg. So optimierst Du Deinen Einkauf nachhaltig. Der gesamte Einkaufsprozess – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Eingangsrechnungsprüfung und Finanzbuchhaltung – bleibt dabei durchgängig transparent und effizient steuerbar.

Mit Matilda FoodTech erhältst Du eine integrierte Plattform, die Dir Kontrolle, Klarheit und Zeitersparnis bietet – ganz gleich, wie komplex Deine Strukturen sind.

Firmenprofil – Matilda FoodTech

Matilda FoodTech ist die führende Plattform für Menüplanung, Warenwirtschaft und Einkauf im öffentlichen Sektor in Skandinavien. Mit der Übernahme von Herrlich & Ramuschkat im Jahr 2022 erfolgte der erfolgreiche Markteintritt im deutschsprachigen Raum. Matilda FoodTech Germany bietet seit über 30 Jahren innovative Lösungen für Betriebe der Gemeinschaftsverpflegung an.

Kennzahlen im Überblick:

• Mitarbeitende: 100

• Länderaktivität: 6

• Hauptsitz: Malmö, Schweden

• Standort Deutschland: Hannover